Privaatsuspoliitika

1. Kes me oleme

Vastutav töötleja on Thorgate Digital OÜ, registrikood 14376128, Mäealuse 2/1, 12618 Tallinn (edaspidi meie).

Andmekaitse küsimustes kontakt: [email protected]. Andmekaitseametnikku me määranud ei ole.

2. Meie roll ja hankija roll

TendoGate’i kasutavad hankijad meiega sõlmitud litsentsilepingu alusel ja pakkujad, keda nad kutsuvad. Pakkujatel ei ole vaja litsentsilepingut.

Oleme vastutav töötleja kasutajakontode, turva- ja tegevuste andmete, e-äriregistrist saadud ettevõtete andmete ning vigade jälgimise osas.

Andmete puhul, mille hankija sisestab oma hangete kohta — tema lisatud või imporditud pakkujate kontaktid, tema saadetud kutsed, tema hankedokumendid ja hindamismärkused — ning talle esitatud pakkumuste puhul otsustab hankija, miks andmeid töödeldakse, ja meie töötleme neid hankija nimel. Nende andmete kohta kehtib hankija enda privaatsusteave.

3. Milliseid isikuandmeid töötleme

Töötleme järgmisi isikuandmete liike.

• Kontoandmed: sinu nimi, e-posti aadress, eelistatud e-kirjade keel, parooli ühesuunaline räsi (mitte parool ise), konto loomise aeg, e-posti aadressi kinnitamise aeg ja see, kas konto on aktiivne. Hankija töötajate puhul ka organisatsioon, roll (administraator, hankija või vaataja) ja struktuuriüksus.
• Ettevõtte- ja kontaktandmed: ettevõtte nimi, registrikood, juriidiline aadress, veebileht ja registriolek; e-äriregistris ettevõtte kohta kirjas olev e-posti aadress ja telefoninumber; hankija poolt pakkujale lisatud kontaktisikud (nimi, e-posti aadress, telefoninumber); ning hankija enda märkused ja kategooriad selle pakkuja kohta. Ettevõtte andmed on isikuandmed siis, kui need seostuvad tuvastatava isikuga, näiteks füüsilisest isikust ettevõtja või nimelise kontaktisikuga.
• Hanked ja kutsed: nimi ja e-posti aadress, millega pakkuja kutsuti, nii nagu need olid kutse ajal; kutse olek ja saatmise aeg; ning hankija kontaktisik hankes (nimi, e-posti aadress, telefoninumber) ja hanke eest vastutavad kasutajad.
• Pakkumused: pakkumusel märgitud kontaktisiku nimi, e-posti aadress ja telefoninumber, hind, kommentaar ja pakkumuse failid, pakkumuse kõik varasemad versioonid (need säilivad pakkumuse muutmisel või tagasivõtmisel) ning pakkumuse kohta esitatud selgitustaotlused ja vastused.
• Küsimused ja vastused: pakkujate küsimused hanke kohta, hankija vastused ning muudetud vastuse kõik varasemad versioonid koos vastajaga.
• Tegevuste andmed: ainult lisatav auditilogi selle kohta, kes mida ja millal tegi, sealhulgas muudetud väljade vanad ja uued väärtused (näiteks kutsutu e-posti aadress); iga pakkumuse vaatamise ja allalaadimise kirje pärast pakkumuste avamist; ning kutselingi avamisel selle aeg, IP-aadress ja brauseri tunnus (user agent) ning kutse esmakordsel kasutamisel kasutajakontoga ka selle konto e-posti aadress.
• E-kirjade edastamise andmed: saaja aadress, kirja liik, kirja saatmiseks vajalik sisu, edastamise olek, katsete arv ja ebaõnnestumise põhjus.
• Tehnilised andmed: IP-aadressid, mida kasutatakse korduvate sisselogimiskatsete piiramiseks ja mis salvestuvad serveri logidesse; ning vearaportid (vt „Teenuseosutajad“).

4. Kust andmed pärinevad

Saame isikuandmeid:

• sinult, kui lood konto, täidad vormi või esitad pakkumuse;
• hankijalt, kes sind kutsub või pakkuja kontaktisikuna lisab, sealhulgas pakkujate nimekirjadest, mille hankija meile importimiseks annab;
• Registrite ja Infosüsteemide Keskuse (RIK) hallatavast e-äriregistrist: ettevõtte andmed ning, kui registris on need olemas, ettevõtte e-posti aadress ja telefoninumber;
• TendoGate’ist endast, selle kasutamise kirjetena;

5. Miks ja mis alusel andmeid töötleme

Töötleme isikuandmeid järgmistel eesmärkidel ja isikuandmete kaitse üldmääruse (edaspidi üldmäärus) alusel:

• TendoGate teenuse osutamine: kasutajakontod, sisselogimine, hangete korraldamine, kutsete ja hanketeadete saatmine, pakkumuste vastuvõtmine ja avamine. Kui hankija või pakkuja on ise füüsiline isik (füüsilisest isikust ettevõtja), on aluseks temaga sõlmitud lepingu täitmine (artikli 6 lõike 1 punkt b); organisatsiooni nimel TendoGate’i kasutavate töötajate ja esindajate puhul on aluseks selle organisatsiooni ja meie õigustatud huvi hanke läbiviimiseks (artikli 6 lõike 1 punkt f).
• Auditilogi ja pakkumustele ligipääsu kirjete pidamine, et iga hanke käiku saaks hiljem kontrollida ning õigusnõudeid koostada ja kaitsta — õigustatud huvi (artikli 6 lõike 1 punkt f).
• TendoGate turvalisuse ja toimimise tagamine: korduvate sisselogimiskatsete piiramine, vigade uurimine ja väärkasutuse ärahoidmine — õigustatud huvi (artikli 6 lõike 1 punkt f).
• Ettevõtete täpne tuvastamine e-äriregistri abil — õigustatud huvi (artikli 6 lõike 1 punkt f).
• Seadusest tulenevate kohustuste täitmine, näiteks litsentsitasude raamatupidamine ja asutuste õiguspärastele päringutele vastamine — juriidiline kohustus (artikli 6 lõike 1 punkt c).

Nime ja e-posti aadressi andmine on vajalik konto olemasoluks ja hankes osalemiseks; ilma nendeta ei saa TendoGate’i kasutada. See ei ole seadusest tulenev nõue.

TendoGate saadab ainult hangete ja kontode toimimiseks vajalikke kirju. Me ei kasuta sinu isikuandmeid turunduseks, ei müü neid ega tee sinu kohta automatiseeritud otsuseid, millel on õiguslik või muu sarnaselt oluline mõju.

6. Kes isikuandmeid näeb ja saab

TendoGates on isikuandmed nähtavad ainult neile, kes vajavad neid hanke jaoks:

• Hankija näeb enda kutsutud pakkujaid, nende kohta talle teadaolevaid kontaktandmeid ja nende esitatud küsimusi. Pakkumuste sisu näeb ta alles pärast nende avamist ja avamine logitakse.
• Pakkuja näeb enda kutseid ja pakkumusi. Pakkujad ei näe, milliseid teisi pakkujaid kutsuti või kes on pakkumuse esitanud. Kui hankija avaldab küsimusele vastuse, näevad teised pakkujad küsimust ja vastust, kuid mitte küsijat. Kui hange on lõpetatud ja hankija saadab tulemuse, näevad pakkujad oma tulemust, pakkumuste koguarvu ja edukate pakkujate arvu ning hankija tulemuse teadet. TendoGate ei lisa sellele kunagi eduka pakkuja nime ega pakkumuste hindu; teade saadetakse täpselt nii, nagu hankija selle kirjutas.
• Hankija saab hanke koos osalejate ja pakkumuste andmetega eksportida arvutustabelisse. Eksporditud fail on seejärel hankija kontrolli all.
• Avaldame isikuandmeid asutustele ainult siis, kui seadus seda nõuab.

7. Teenuseosutajad

Kasutame TendoGate käitamiseks järgmisi teenuseosutajaid. Nad töötlevad isikuandmeid meie nimel ja meie juhiste järgi.

Cloudflare, Inc. (Ameerika Ühendriigid) — võrguühendus ja turvalisus

Kogu liiklus sinu brauseri ja TendoGate vahel läbib Cloudflare’i võrku. Cloudflare lõpetab krüpteeritud (TLS) ühenduse, seega töötleb see päringute ja vastuste kogu sisu, sealhulgas kõike, mida sisestad, ning iga faili, mille üles laadid või alla laadid, enne kui edastab selle krüpteeritud tunneli kaudu meie serverisse. Cloudflare’i võrk on ülemaailmne, mistõttu võib see töötlemine toimuda väljaspool Euroopa Majanduspiirkonda.

Amazon Web Services — failide hoidmine

Hoiab TendoGate’i üles laaditud faile — hankedokumente, pakkumuste faile ja selgitustaotluste faile. Failid on AWS-i piirkonnas eu-north-1 (Stockholm, Rootsi) privaatses hoidlas ja serveripoolselt krüpteeritud. Teenust osutab Amazon Web Services EMEA SARL (Luksemburg).

SparkPost — e-kirjade edastamine

Edastab TendoGate e-kirjad: kutsed, hanketeated ja kontoga seotud kirjad. Töötleb saaja aadressi ja iga kirja sisu. SparkPosti haldab Bird.com Inc., Bethesda, Maryland, Ameerika Ühendriigid, ja meie seadistus kasutab selle USA piirkonna lõpp-punkti.

Sentry — vigade jälgimine

Kogub TendoGate vearaporteid. Hoiame Sentryt ise aadressil sentry.thorgate.eu DigitalOceani serveril Frankfurdis, Saksamaal; see ei ole sentry.io pilveteenus. Vearaport võib sisaldada sinu konto tunnust ja e-posti aadressi, IP-aadressi, brauseri ja seadme andmeid, asjaomast lehte või päringut ning vea tehnilisi üksikasju. Paroolid, ligipääsulubade tokenid ja kutsekoodid eemaldatakse enne raporti saatmist, kuid raport võib sisaldada muid ebaõnnestunud päringus esitatud andmeid — näiteks pakkumuse hinda või kommentaari. Vearaporteid säilitatakse kuni kaks kuud.

Sentry salvestab ka lehe kasutamise taasesituse (klõpsud, liikumine lehtede vahel ja lehe ülesehitus) veerandi brauseriseansside kohta ning iga seansi kohta, milles tekib viga. Tekst, vormiväljad ja pildid on nendes salvestistes varjatud. Lehtedel, mille aadress sisaldab kutsekoodi, taasesitust ei salvestata.

DigitalOcean (Ameerika Ühendriigid) — serveri majutus

Rakendus, selle andmebaas ja vahemälu töötavad DigitalOceani serveril Frankfurdis, Saksamaal. DigitalOcean majutab ka meie Sentry serverit (vt eespool). Teenust osutab DigitalOcean LLC, Broomfield, Colorado, Ameerika Ühendriigid.

Cloudflare ning USA piirkonna lõpp-punkti kasutav SparkPost töötlevad või võivad töödelda isikuandmeid väljaspool Euroopa Majanduspiirkonda. DigitalOcean hoiab meie andmeid Saksamaal, kuid on USA ettevõte.

8. Kui kaua isikuandmeid säilitame

Isikuandmeid säilitame järgmiselt:

• Kasutajakontosid ei kustutata. Kui administraator kasutaja eemaldab, konto deaktiveeritakse — sellega ei saa enam sisse logida —, kuid selle andmed säilivad.
• Kui hankija eemaldab pakkuja kontaktisiku, see deaktiveeritakse, mitte ei kustutata. Ettevõtete andmeid säilitatakse tähtajatult.
• Hankeid, kutseid, pakkumusi — sealhulgas iga varasemat versiooni ja iga tagasi võetud pakkumust —, küsimusi ja vastuseid ning selgitustaotlusi säilitatakse tähtajatult. Erandiks on hange, mida pole kunagi avaldatud ega tühistatud (mustand või ajastatud hange): selle võime kustutada.
• Faile failihoidlast ei kustutata. Hankija poolt tagasi võetud hankedokument säilib tagasivõetuks märgituna, tõendina hanke tollasest sisust. Kui pakkuja eemaldab faili pakkumusest või selgitustaotluse vastusest enne selle saatmist, kustutatakse faili kirje, kuid fail ise jääb failihoidlasse.
• Auditilogi ja pakkumustele ligipääsu kirjed on ainult lisatavad: neid ei saa TendoGates muuta ega kustutada ja neid säilitatakse tähtajatult. Kui kutselink avatakse, salvestame avamise aja, IP-aadressi ja brauseri andmed (kui link avatakse uuesti 30 minuti jooksul pärast eelmist kirjet, uut kirjet ei salvestata). Kui kutsutu kasutab kutset esimest korda oma kasutajakontoga, salvestame samade andmetega kirje koos selle konto e-posti aadressiga. Igaöine automaatne töö kustutab nendelt kirjetelt IP-aadressi, brauseri andmed ja e-posti aadressi, kui kirje on vanem kui 365 päeva. Aeg säilib ja kirje jääb seotuks kutsega, millel säilivad kutsutu e-posti aadress ja nimi, kui see on antud.
• E-kirjade edastamise kirjeid — saaja, kui see on olemas, aeg ja tulemus — säilitatakse tähtajatult. Igaöine automaatne töö kustutab e-kirja salvestatud sisu (pealkirja, teksti ja HTML-versiooni), kui kirje on vanem kui 90 päeva ning e-kiri on saadetud või seda enam ei saadeta. Kui kustutatakse mustand või ajastatud hange, kustutatakse koos sellega ka selle hanke e-kirjade kirjed.
• Sisselogimise seanss lõpeb pärast 8 tundi tegevusetust ja hiljemalt 24 tunni möödudes. Rakenduse logifaile roteeritakse iganädalaselt ja säilitatakse viimased 52 (umbes üks aasta). Varukoopiaid säilitatakse ja neid ei kustutata automaatselt.

Need on kehtivad säilitamise tähtajad. Kui soovid oma isikuandmete kustutamist, vaata jaotist „Sinu õigused“.

9. Küpsised ja brauseri mälu

TendoGate salvestab sinu brauserisse järgmist. Peale vigade jälgimisega seotud kirje on igaüks neist vajalik TendoGate toimimiseks või jätab meelde sinu tehtud valiku. Reklaami- ega analüütikaküpsiseid ei kasutata.

• Sisselogimise küpsised, mis hoiavad sind sisselogituna ja kaitsevad sisselogimisvormi võltsimise eest. Need võidakse seada igal külastusel ja need aeguvad brauseri sulgemisel või sisselogimise seansi lõppemisel.
• Sinu valitud hele või tume kuva, brauseri kohalikus mälus.
• Kasutajaliidese tekstide koopia sinu keeles, brauseri kohalikus mälus; see uuendatakse tunni möödudes.
• Hankija töötajatel automaatselt salvestatud loodava hanke mustand, brauseri kohalikus mälus, kuni hange salvestatakse.
• Sentry taasesituse salvestaja hoiab käimasoleva brauseriseansi tunnust seansimälus (vt „Teenuseosutajad“).
• Haldusliidese seansi- ja turvaküpsised, mida kasutavad ainult Thorgate’i administraatorid.

10. Sinu õigused

Üldmääruse alusel on sul õigus:

• saada kinnitust, kas me sinu isikuandmeid töötleme, ning nende koopia;
• nõuda ebaõigete isikuandmete parandamist;
• nõuda oma isikuandmete kustutamist, kui nende säilitamiseks ei ole enam õiguslikku alust;
• nõuda töötlemise piiramist, näiteks andmete õigsuse kontrollimise ajaks;
• esitada vastuväide õigustatud huvil põhinevale töötlemisele;
• saada enda esitatud andmed masinloetaval kujul ja lasta need üle kanda, kui töötlemine põhineb sinu nõusolekul või sinuga sõlmitud lepingul ja toimub automatiseeritult;

Mõned kirjed võib olla vaja säilitada ka pärast kustutamise taotlust, sest need tõendavad, kuidas hange läbi viidi — näiteks auditilogi ja hankes esitatud pakkumused (artikli 17 lõike 3 punkt e). Pakkumusest eemaldatud fail jääb praegu failihoidlasse viisil, mis ei võimalda meil seda taotluse korral üles leida ja kustutada.

Oma õiguste kasutamiseks võta meiega ühendust jaotises „Kes me oleme“ toodud andmetel. Võime esmalt vajada sinu isiku kinnitamist ja vastame ühe kuu jooksul. Kui töötleme andmeid hankija nimel, edastame sinu taotluse sellele hankijale ja aitame tal vastata.

Sul on õigus esitada kaebus ka Andmekaitse Inspektsioonile, Tatari 39, 10134 Tallinn, www.aki.ee.

11. Kuidas isikuandmeid kaitseme

Ühendused TendoGate’iga on krüpteeritud. Paroole hoitakse ainult ühesuunaliste räsidena. Failid on privaatses, serveripoolselt krüpteeritud hoidlas ja neid väljastatakse ainult kasutajatele, kellel on õigus neid näha. Hankija ei saa pakkumusi avada enne pakkumuste esitamise tähtaja möödumist ning see on tagatud serveris, mitte ainult kasutajaliideses.

Thorgate’i tehnilised administraatorid pääsevad TendoGate andmetele, sealhulgas pakkumuste sisule enne avamist, ligi toe ja käitamise jaoks kasutatava haldusliidese kaudu. Iga pakkumuse sisu vaatamine seal logitakse.

12. Poliitika muutmine

Uuendame seda poliitikat, kui selles kirjeldatud töötlemine muutub, ja teavitame registreeritud kasutajaid olulistest muudatustest e-posti teel enne nende jõustumist. Poliitika versioon ja kuupäev on näha lehe ülaosas.